Caso de estudio: Evento

Conoce a Evento

Evento es una plataforma SaaS B2B en marca blanca diseñada para simplificar la gestión de eventos para organizaciones deportivas, culturales y comunitarias — así como para las asociaciones, organismos reguladores y agencias que las respaldan. Square1 fue elegido para dar vida a esta visión: diseñar y construir una plataforma escalable que permita a las organizaciones ofrecer sus propias soluciones de eventos con marca personalizada, de manera que sus redes puedan gestionar todo el proceso — desde inscripciones y pagos hasta check-in — al mismo tiempo que generan ingresos en cada transacción.

La solución debía ser mobile-first, intuitiva y segura, adaptándose a una base de usuarios muy diversa que incluye tanto organizadores sin experiencia técnica como grandes administradores. Nuestro equipo entregó una aplicación web full-stack desarrollada en Laravel e integrada con Stripe Connect, que ofrece precios flexibles, flujos de inscripción personalizables, informes en tiempo real y comunicaciones automatizadas. Hoy en día, Evento sigue ampliando su alcance con plataformas en marca blanca que dan soporte a organizaciones de múltiples sectores — todo gracias a la tecnología que desarrollamos.

Descripción de la empresa

Evento es una empresa tecnológica con sede en Irlanda y oficinas en España, Francia y Reino Unido, que ofrece una solución de gestión de eventos en la nube y en marca blanca para asociaciones, agencias y organizaciones. Opera en el sector del deporte de base y la recreación, así como en el ámbito cultural y comunitario, donde la adopción digital históricamente se ha visto limitada por los presupuestos y la falta de experiencia técnica.

Al identificar un problema recurrente — procesos manuales, pérdidas de ingresos y una mala experiencia de usuario — los fundadores vieron la oportunidad de responder a una demanda creciente. Con el aumento de las expectativas en cuanto a pagos sin efectivo, inscripciones online y gestión de datos conforme al RGPD, las organizaciones necesitaban una plataforma fiable para gestionar todas estas operaciones de principio a fin.

Evento se asoció con Square1 para construir un sistema que pudiera ofrecerse bajo la marca de cada organización y monetizarse mediante comisiones por transacción, desbloqueando así un potencial de crecimiento a largo plazo. Su ambición era escalar en diferentes mercados y sectores, ofreciendo una solución que estuviera al nivel de organizaciones mucho más grandes, pero que siguiera siendo accesible y rentable.

El reto

Evento acudió a Square1 con una visión clara: lanzar una plataforma digital, escalable, que permitiera a las organizaciones ofrecer a sus redes un sistema profesional, fácil de usar y totalmente personalizado para gestionar inscripciones y pagos. Su modelo de negocio dependía de crear una solución que no solo respondiera a las necesidades operativas de clubes y organizadores, sino que también generara ingresos para la organización matriz en cada transacción procesada.

El reto consistía en desarrollar una plataforma lo suficientemente robusta para gestionar pagos en tiempo real, diferentes permisos de usuario y precios flexibles — pero que a la vez resultara intuitiva para organizadores sin conocimientos técnicos. Además, debía ser responsive, multilingüe y cumplir totalmente con el RGPD.

El sistema debía dar soporte a un ecosistema creciente de eventos, desde campamentos de verano hasta clases semanales, con funcionalidades integradas como preguntas de registro personalizadas, códigos de descuento, páginas de eventos con marca propia, emails automatizados y herramientas de check-in el día del evento. Y, por encima de todo, tenía que ser escalable y segura, con un control total sobre pagos e informes — permitiendo que los clientes de Evento crecieran sin incrementar su carga administrativa.

La solución

Square1 diseñó y construyó una plataforma web completa en marca blanca, con un backend seguro e integración con Stripe Connect para gestionar pagos a gran escala. Un elemento clave es la capa super-admin, que ofrece a las organizaciones matrices total visibilidad y control sobre todas las cuentas conectadas, las comisiones por transacción y los pagos.

La plataforma ofrece:

Páginas de inscripción adaptadas a móviles, personalizables y con soporte multilingüe.
Cobro seguro de pagos a través de Stripe, con soporte para Apple Pay, Google Pay y principales tarjetas.
Gestión flexible de pagos, con transferencias bancarias diarias, semanales o mensuales.
App para organizadores el día del evento, con check-in mediante código QR, perfiles de asistentes y datos de contacto de tutores.
Códigos de descuento y extras personalizados, que dan a los organizadores control total sobre precios y promociones.
Comunicaciones automatizadas y con marca propia para garantizar una experiencia de usuario fluida de principio a fin.
Paneles intuitivos para seguimiento de participantes, gestión de emails y exportación de datos.

El backend está desarrollado en Laravel con arquitectura modular, lo que facilita a Evento lanzar nuevas versiones en marca blanca o adaptarse a diferentes sectores sin necesidad de rehacer la plataforma. Las herramientas KYC de Stripe simplifican la verificación y la incorporación de organizaciones que aceptan pagos, garantizando un proceso seguro y eficiente.

Implementación

El desarrollo fue liderado desde las oficinas de Square1 en Alicante y Dublín. El equipo de Dublín se centró en el diseño UX, el frontend y la definición del recorrido del cliente y del usuario final, mientras que el equipo de Alicante se encargó de la infraestructura backend, la integración con Stripe Connect y la conformidad con RGPD/datos.

Trabajando con sprints ágiles, nuestros equipos entregaron un MVP funcional en cuestión de meses, priorizando características de alto impacto como flujos de registro personalizados, pagos seguros y herramientas esenciales de gestión de eventos. Desde el inicio se implementaron pipelines de despliegue continuo y pruebas automatizadas para garantizar rapidez, estabilidad y calidad.

La API de Stripe permitió una incorporación flexible de organizaciones y una gestión fluida de pagos, soportando el modelo super-admin en marca blanca de Evento. Los primeros clientes participaron en pruebas piloto, aportando feedback que influyó directamente en mejoras en el proceso de check-in, los flujos de duplicación de eventos y las funciones de comunicación con tutores/padres. Este enfoque colaborativo aseguró que la plataforma fuera técnicamente sólida y estuviera lista para el mercado desde el primer día.

Los resultados

Desplegado con éxito plataformas en marca blanca para organizaciones deportivas, clubes y asociaciones en varios países.
Reducido hasta en un 70 % las tareas administrativas manuales de las organizaciones, simplificando la gestión de pagos digitales.
Ofrecido pagos más rápidos gracias a los calendarios personalizables de Stripe, mejorando el flujo de caja de los clientes.
Favorecido una mayor implicación de los usuarios gracias a comunicaciones totalmente personalizadas y automatizadas.
Proporcionado una plataforma escalable y generadora de ingresos que requiere un soporte mínimo, gracias a su diseño de autoservicio.

La flexibilidad de la plataforma se ha demostrado en una amplia variedad de actividades — desde campamentos de verano y entrenamientos semanales hasta talleres de danza, eventos de vela y programas comunitarios. Hoy en día, Evento impulsa varias versiones en marca blanca de gran éxito, entre ellas Camps for Clubs y ClubZap en el sector deportivo, y Apúntate para actividades sociales y comunitarias. Federaciones de fútbol, así como organizadores de eventos públicos y privados, ya utilizan sus propias versiones personalizadas de Evento, ampliando su alcance e impacto.

Con esta base sólida, Evento sigue creciendo, ampliando sus soluciones en marca blanca e incorporando nuevas funcionalidades que aumentan aún más su valor para organizaciones y redes.

¿Quieres crear tu propia plataforma digital para inscripciones o pagos?

Hablemos. En Square1 trabajamos con fundadores y organizaciones para diseñar y desarrollar plataformas web personalizadas, escalables, seguras y preparadas para crecer.

[email protected]